手動リマインドのストレスから解放！「メールを送らなきゃ」のプレッシャーをなくす「予約管理自動化」のスモールスタート術

2026.09.242026.10.30

この事例の成果

作業時間リマインドメール（開催前のお知らせ）を手動で送っていた月4時間削減
個別相談を受けて購入した人の割合（成約率）生産的な業務に時間が回せなかった90%を維持
精神的な負担常に送信時刻を気にしていたプレッシャーから解放

この事例は、大きな数字の話ではありません。「リマインドメールを適切なタイミングで送らなきゃ」という、地味で重いストレスを外した話です。

「オールアップ速読」講座を主宰する西山美穂さんは、手動で行っていた予約管理をUTAGEの「イベント・予約機能」で自動化しました。削減できた作業時間は月4時間。数字としては小さく見えますが、「送り忘れ」のプレッシャーから解放されたことのほうが大きかったといいます。

その分を生産的な業務に回した結果、個別相談からの成約率90%を維持しています。

「事務作業の精神的なプレッシャーから解放されたい」「まずは予約管理だけでも楽にしたい」という方へ。まず1つの機能だけを入れて、生まれた余力で次へ進む。その順番の話です。

内容と数字は、2026年3月発行の『UTAGE活用事例集2026』に掲載した時点のものです。

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事業概要と、導入前の課題

西山美穂さんは、「1冊30分の速読アウトプット術」で、本の学びを成果に変える「オールアップ速読」という講座を主宰しています。ビジネスも人生もステージアップしたい方向けのオンライン速読講座です。

オンライン講座の予約管理や、参加者へのリマインドメールを手動で行っていました。1通あたりの作業自体は少なくても、配信頻度が多いため、一人ですべてを管理することに限界を感じていたのです。

特に、開催の3日前や1日前の適切なタイミングでメールを送らなければならないため、作業時間を忘れないようにすることが、精神的なストレスになっていました。

西山美穂さん

1通のメールを書く時間はわずかです。しかし「忘れないように覚えておく」時間は、その日ずっと続きます。削るべきコストは、こちらでした。

成果につながったマーケティング全体像

図はとても短いです。SNS・口コミ・紹介からイベント申込フォーム、リマインダ配信、個別相談。それだけです。

SNS投稿 / 口コミ / 紹介 3つの集客経路
イベント申込フォーム
リマインダ配信（開催前のお知らせ）メール
個別相談とコミュニティへの参加促進
本命の商品オンライン講座・スクール

お試しの安い商品を挟まず、個別相談から本命の講座を直接案内する流れ

申し込みを集めるページ（LP）も決済も、まだ入っていません。いちばん困っていた1か所だけを自動にした状態です。

活用した機能と、具体的な施策

使っている機能は1つ、イベント・予約機能だけです。

イベント・予約機能 ── 予約管理とリマインドを自動化する

個別相談や講座の予約申し込みをUTAGEのイベント申込フォームで受け付け、開催日が近づくと自動でリマインドメールが配信されるように設定しました。

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成功させるためのコツ・工夫

以前は無料の予約システムを使っていました。しかし、今後のビジネス展開を考えた際、LP（ランディングページ）や他の機能とも連携でき、顧客情報を一括管理できるシステムが必要だと感じたため、UTAGEへの移行を決めました。

予約だけなら無料ツールでも足ります。後でLPや決済とつなげる前提で選んでいるところに、この判断の意味があります。

基本的には「イベント・予約機能」のデフォルト設定で運用していますが、事務的な対応にならないよう、メールの文言には距離感が近くなるような丁寧な一言を添えるようにしています。

また、個別相談のリマインドメール内に「キャンセルのリンク」ではなく、「日程変更のリンク」を貼るようにしました。これにより、都合が悪くなった場合でも離脱されず、別日への振替を促せるようにしています。

この一手は地味ですが、大切です。「行きたくない」のではなく「その日の都合が悪くなっただけ」の人を、取りこぼさないための工夫です。メール本文に「日程変更ページURL」という置き換え文字を入れるだけで実現できます。送信時に、受け取った人それぞれの日程変更ページのURLに置き換わります。