「7人×2か月」の準備期間を「1人×1日」に短縮！外注に頼らず、募集（ローンチ）を社内で回す仕組み

一番の課題は、ローンチのたびに内部スタッフや外注スタッフを含めた最大7人ほどのチームを組み、1〜2ヶ月かけて準備に時間を費やしていたことです。

人数が多い分、役割分担が属人的になっており、例えばLPをひとつ修正するにも外注スタッフへの依頼・確認などのやり取りが発生し、時間がかかっていました。

さらに、直前の修正やトラブル発生時にタイムリーな対応ができず、逆にタイムリーに対応しようとするとスケジュールを空けて張り付く必要がありました。その結果、受講生のサポートやコンテンツ整備に割くべき時間を奪われ、ローンチのたびに疲弊していたのです。

海外製のLP作成ツールやメルマガスタンド（ConvertKit）からUTAGEへ移行し、外注に依存していた業務をすべて内製化しました。「ファネル機能」と「メール配信機能」を連携させて申し込み動線を自動化。

さらに、一連の流れを「テンプレート化」することで、スタッフ1名でも短時間でローンチ準備が完結する仕組みを構築しました。

日本語で直感的に操作しやすいUTAGEのUIを活かし、これまで外注していたLP制作などを内製化しました。募集ごとに過去のファネルを「コピー」して日付を修正するだけで一連の動線が組めるようテンプレート化し、スタッフ1名で1日もあれば準備ができる体制を整えました。

ファネルの「カウントダウン」要素を活用し、募集期限が来たら自動で販売ページが停止するように設定しました。これにより、いつ登録した人に対しても個別に締め切りを自動設定できるため、一斉配信だけでなく「エバーグリーンローンチ（常時販売）」が可能になりました。

リアルタイムにプロモーションを行わなくても売上が上がる仕組みを構築し、ローンチにかかる工数と気力を劇的に削減しています。

ローンチ後に入会した受講生のフォローアップについて、今までは手動で行っていた管理を「ラベル」と「ステップ配信」を組み合わせることで自動化しました。対象者に特定のラベルを付与し、そのラベルを配信条件に設定することで、購入者へのフォローアップ配信を自動的にスタートさせています。

業務をなるべく「仕組み化」することが重要だと考えていましたが、実際はツールの難易度や仕様の問題があり、弊社内で最大の業務である「ローンチ」の仕組み化がボトルネックになっていました。

また、これまでは年4回のローンチでのみ売上を上げていましたが、徐々に右肩下がりになってきていたこともあり、ローンチの仕組み自体を根本から変える必要がありました。

UTAGE導入によって業務効率化と仕組みの変更を達成し、そこで生まれた時間を「お客様へより魅力的なコンテンツを提供すること」や「長く悩んでいるお客様へのアプローチ」に充てることが、状況を好転させるために有効だと考えたのです。

これまでは複数人で分担して作成していたサイトやメール文、マニュアルなどの全てを、まずは一人が責任を持って「テンプレート」として作り上げました。最初に完成度の高いテンプレートさえ作ってしまえば、2回目以降は日付を修正するだけで準備が完了します。

この工夫により、スタッフの誰もが1日でローンチ動線を組める体制を実現しました。

定期的なローンチに加え、常に募集の門戸を開けておける「エバーグリーンローンチ」や、ステップメールでの顧客フォローを実施できるようになったことで、右肩下がりだった売上も回復・維持できるようになりました。工数は激減したにも関わらず、今年度も1億円以上の売上を達成できる見込みです。

これまではプロジェクトの進行と各スタッフの進捗管理にストレスを感じることが多々ありましたが、テンプレート化したことで、誰が準備しても短時間で同じクオリティのものができあがる安心感が生まれました。

また、ローンチ準備にかかっていたスタッフの稼働がゼロになった分、既存顧客への対応や問い合わせ対応がより迅速になり、受講生から「対応が丁寧だ」と感謝されるようになりました。さらに、受講生限定の質問会など新しいことにもどんどんチャレンジできるようになり、満足度も向上していると感じています。

今後は、構築した自動化シナリオやローンチ動線を定期的に見直して、さらなる業務効率化を図っていく予定です。そして、この成功モデルを他事業へも横展開して、事業をさらに拡大させていきたいと考えています。

UTAGEは、日本語での迅速なサポートに加え、リクエストした機能を実装してわざわざご連絡いただけたこともあり、その丁寧な対応にはいつも感謝しています。UTAGEなくして、自動化はあり得ません。複数のツールを併用している方ほど、UTAGEに一本化するだけで、その快適さに感動されると思います。