個別相談の予約自動化とは？できること・費用・UTAGEが向く場合

個別相談の予約自動化とは

個別相談は、1件ごとに同じ作業が発生します。候補の日時を送り、決まったらカレンダーに書き込み、会議のURLを作って送り、前日に知らせ、終わったら結果を記録します。件数が少ないうちは手作業でも回りますが、相談が増えると、作業の量に加えて「送り忘れていないか」を気にし続けること自体が負担になります。

速読講座を主宰する西山美穂さんは、導入前の状況を「開催の3日前や1日前の適切なタイミングでメールを送らなければならないため、作業時間を忘れないようにすることが、精神的なストレスになっていました。」と振り返っています。

自動化できること・人に残ること

自動化できるのは、連絡と手続きの部分です。申し込んだ人が当日来るかどうかまでは仕組みで左右できないため、無断キャンセルがなくなるわけではありません。自動化したあとも、配信が届いているかを確かめる仕事は残ります。

たとえばLINE公式アカウントで送れる通数が上限に達すると、設定してあるLINEのリマインドもエラーになって送られず、UTAGEの管理画面に知らせが出ます。配信のエラーと残りの通数を確かめ、送れなかった人への連絡の方法も決めておきます。

予約専用のサービスで足りる場合・UTAGEが向く場合

予約の件数が多い、相談を受ける人が複数いる、というだけでは、UTAGEを選ぶ理由になりません。予約の受付、相談を受ける人への振り分け、開催前の連絡が目的なら、予約専用のサービスも比べる対象です。

確かめること	考え方
手作業の時間や送り忘れに、いま困っているか	困っていなければ、いまのやり方を続けるのも選択肢
必要なのは、日時の確定と開催前の連絡までか	予約専用のサービスの機能と料金を比べる
相談の前後の配信、決済、受講の案内も1つのツールでつなぐか	UTAGEを含めて、1つにまとめた場合の手間と費用を比べる
初期設定と、日々の確認を誰が受け持つか	受け持つ人を決め、費用の見込みを立ててから導入する

西山さんは以前、無料の予約システムを使っていました。UTAGEに移った理由は、「LP（ランディングページ）や他の機能とも連携でき、顧客情報を一括管理できるシステムが必要だ」と感じたことです。LPは、申込や購入のための1枚のページのことです。

UTAGEが候補になるのは、予約の前のメール・LINEの配信から、相談のあとの購入の案内、決済、受講の案内までを、同じ顧客情報でつなぎたい場合です。ツールを分けた場合との違いは「講座・コンテンツ販売ツールの選び方」で、UTAGEのほかの機能は「UTAGEとは」で紹介しています。

費用と、導入前に決めておくこと

UTAGEの料金は、月額21,670円（税込）です。イベント・予約の機能はこの月額に含まれ、初期費用はかかりません。料金は2026年10月時点のものです。使い方によって、UTAGEの外で次の費用や準備が加わります。

使い方	別に必要なもの・費用
メールでリマインドを送る	・自分で取得したドメインのメールアドレス ・送信元を確かめる認証の設定（DKIM・DMARC） ・サーバーとドメインの費用
LINEでリマインドを送る	・LINE公式アカウント ・送る通数によっては利用料がかかる（目安は「ステップ配信とは」）
カレンダー・会議のURLとつなぐ	・GoogleカレンダーやZoom・Google Meetのアカウント ・相談の時間や件数に合う契約かは、各サービスの条件で確かめる
相談を有料にする	・決済代行会社との契約と、その手数料 ・支払い方法はカード決済のみ（銀行振込は使えない）

UTAGEの側でも、使い方によって別料金になる条件があります。たとえば管理画面を操作するアカウント（オペレーター）は、料金に含まれる数を超えると追加が有料です。一方、予約を受ける「担当者」（申込フォームに名前が出る、相談を受ける人）は、登録できる人数に制限がありません。

キャンセルの処理と返金の処理は別です。有料の相談をUTAGEでキャンセルにすると、申込者の画面の表示が変わり、リマインドは止まりますが、自動では返金されません。返金する場合は、決済に使った決済代行会社の管理画面で1件ずつ処理します。

キャンセルの受付方法と返金の条件は、予約のページや申込フォームの説明に書いておきます。

UTAGEを予約受付の自動化だけに使うなら、かかる費用（月額と外部サービスの費用）と、減らせる作業時間を比べます。減らせる時間からは、初期設定や毎月の確認にかかる時間を差し引きます。

減った時間がそのまま収入になるわけではないため、やめられる既存のサービスの費用や、連絡漏れを気にする負担が減ることも合わせて考えます。

無断キャンセルを減らす工夫と、その限界

無断キャンセルの理由は1つではありません。予約したことを忘れていた、連絡が届いていなかった、都合が悪くなったが連絡しづらかった、などがあります。仕組みで手当てできるのは、このうち連絡と手続きの部分です。

工夫	UTAGEでの設定
相談の前に、日時と参加の方法をもう一度届ける	・リマインダ配信（相談の日時を基準に、開催前のお知らせを送るUTAGEの機能）で、前日や当日に送る ・参加用のURLは、置き換え文字で相手ごとのものを本文に入れる
届きやすい手段でも送る	・メールに加えて、LINEでもリマインドを送る ・UTAGEとLINE公式アカウントをつなぐ設定が必要
日程の変更を選びやすくし、取りやめる方法も示す	リマインドの本文に、日程変更のページのURLと、キャンセルのページのURLか連絡先を入れる
キャンセルした人に、別の日程や次の案内を自動で送る	・キャンセルした人を、別の配信の流れ（シナリオ）に登録する ・対象は、キャンセルのページで取り消した人と、管理画面で「キャンセル（連絡あり）」にした人

UTAGEの画面

西山さんは、個別相談のリマインドメールに、キャンセルのリンクではなく日程変更のリンクを入れています。そのねらいを「これにより、都合が悪くなった場合でも離脱されず、別日への振替を促せるようにしています。」と説明しています。

申込者が日程変更のページで選び直すと、リマインドは新しい日時に合わせて送られます。

日程の変更を選びやすくしても、相談そのものを取りやめたい人はいます。その人が連絡のないまま欠席にならないよう、キャンセルのページのURLか連絡先も案内に書いておく方法があります。リマインドの文面は、たとえば次のように組めます。

送る回数や時刻は、相談の時間帯や、申込から相談日までの日数に合わせて決めます。前日と当日に送れば必ず欠席が減る、というものではありません。

TKさんは、ラベルでの見分けについて「相手の状況に合わせてリマインダ配信を自動で出し分けられる」ことを利点に挙げています。

UTAGEで予約を受ける流れ

UTAGEで始めるときは、イベントの作成と送信元・外部サービスの準備、予約の枠の設定、案内の設定、自分で申し込んでの確認、の順に進めます。

イベントを作り、送信元と外部サービスを準備する

UTAGEでは、予約の受付を「イベント・予約」という機能で行います。イベントの種類は「セミナー・説明会」と「個別相談・個別予約」の2つで、Googleカレンダーの空き時間の読み取りと会議のURLの自動発行は、個別相談・個別予約だけで使えます。

作るときにリマインダ配信を使う設定にすると、リマインド用の配信の流れが自動で作られ、申し込んだ人はそこに登録されます。

申込の方式は「制限なし」と「LINEのみ」から選びます。以下は「制限なし」にして、メールでも予約を受ける場合の説明です。「LINEのみ」の条件は「よくある質問」に書いています。

メールの送信元の設定（上の「費用と、導入前に決めておくこと」の表）と、LINEでも送る場合のLINE公式アカウントとの連携は、先に済ませます。

予約の枠を作る

個別相談・個別予約では、相談を受ける人が1人でも、先に「担当者」として登録します。担当者ごとにGoogleカレンダーと連携すると、予定が入っている時間は予約の枠に出ません。同じ担当者を複数のイベントに割り当てても、その担当者に同じ時間の予約が2件入ることはありません。

ZoomやGoogle Meetも担当者ごとに連携でき、予約ごとに参加用のURLが発行されます。

UTAGEの画面

日程の設定では、1回の所要時間、前後に空けておく時間、定員、受け付ける曜日と時間帯、何日先までの枠を見せるかなどを決めます。担当者が複数いる場合は、申し込む人に選んでもらうか、空いている担当者を自動で割り当てるかを選べます。

枠にない日時を希望する人のために、申込フォームに「その他の日程を希望」を出す設定もあります。ただし、手で決めた日程はリマインダ配信や申込者の画面には反映されないため、確定した日時は手で連絡します。

予約のページは、申込フォームのURLをそのまま使うか、ファネル（集客から購入までのページの流れを作る機能）で作ったページに申込フォームを置きます。LINEに登録してもらい、動画を見てから相談に申し込んでもらう流れは、「かんたん個別相談ファネル」というテンプレートから始められます。

流れ全体の考え方は「セールスファネルとは」で紹介しています。

UTAGEの画面

参加費を「有料」にすると、申込のときにカードで決済してもらえます。決済代行会社との連携は先に済ませておきます。

案内を設定する

リマインダ配信は、申し込んだ人それぞれの相談の日時を基準に、開催の何日前・何時間前、当日、開催のあとなどのタイミングで送ります。自動で用意されるのは、既定の文面のリマインドメールだけです。リマインダ配信と、登録した日から順に送るステップ配信との違いは「ステップ配信とは」で説明しています。

UTAGEの画面

LINEでも送るには、リマインド用の配信の流れにLINEのメッセージを足し、予約の情報とLINEの友だちの情報を紐付けます。新しく友だちになってもらう場合は、申込のあとに表示する完了のページにLINEの友だち追加ボタンを置きます。

すでにLINEの友だちになっている人の予約を紐付けるには、予約の前に送っている配信のメッセージに書いた申込のURLから申し込んでもらう、といった条件があります。

申込者ごとの画面で記録する参加状況と成約状況は、リマインダ配信の送る相手の条件に使えます。参加した人だけにお礼や購入の案内を送る、といった分け方ができます。参加したかどうかは自動では記録されないため、相談のあとに記録する手順を決めておきます。

相談のあとの購入から受講の案内までは「UTAGEで作るオンライン講座の会員サイト」で説明しています。

自分で申し込んで確かめる

よくある質問

セミナー・説明会と、個別相談・個別予約のどちらで作ればいいですか？

1回に複数人が参加する説明会や体験会は「セミナー・説明会」、1対1の相談や面談は「個別相談・個別予約」で作ります。セミナー・説明会は、開催する日時を1回ずつ追加する形式です。

Googleカレンダーを使っていなくても使えますか？

使えます。日程の設定で、受け付ける曜日と時間帯や、特定の日の受付を決めれば、その中で予約の枠ができます。Googleカレンダーと連携した場合は、受付の曜日や時間帯の中でも、Googleカレンダーに予定がある時間は枠に出ません。

LINEだけで予約を受けられますか？

2026年6月から、申込の方式を「LINEのみ」にして、メールアドレスなしで申し込んでもらえるようになりました。主な使い道は、すでにUTAGEの配信に登録しているLINEの友だちに予約を案内する場合です。まだ友だちになっていない人は、友だち追加のあとに申込のURLを開き直す必要があります。

この方式ではリマインダ配信が必須で、有料のイベントではメールアドレスの入力が必要です。

予約のキャンセルに気づけますか？

通知先のメールアドレスを設定しておけば、申込者がキャンセルのページから取り消したときに、運営する側にメールが届きます。管理画面でキャンセルにした場合、この通知は送られません。

まとめ

個別相談の予約を自動化すると、枠の中での日時の確定、カレンダーへの登録、会議のURLの案内、相談の前のお知らせが、設定どおりに進みます。初期設定、相談そのもの、参加や成約の記録、枠にない日時の調整、メールなどで受けたキャンセルの処理と有料の相談の返金、配信のエラーや残りの通数の確認は人に残ります。

予約の受付と開催前の連絡だけで足りるなら予約専用のサービスも候補で、UTAGEが向いているのは、予約の前後の配信や、相談のあとの決済・受講の案内までつなげたい場合です。無断キャンセルを減らすには、届きやすい手段で開催前に知らせ、日程の変更と取りやめの方法をどちらも示しておきます。