「自分が稼働しないと売れない」を脱却 予約・説明会・決済・コンテンツ提供を自動化！事務作業をほぼゼロにする「ワンストップ」運用術

UTAGEを活用して解決しようとした最大の課題は、「業務効率化」「集客の仕組み化」そして「セールスの自動化」でした。以前は、日々のメール作成や資料調整といったルーティンワークに時間を奪われており、非常に非効率な状態でした。また、新規集客も不安定で、見通しが立ちにくい状況でした。

何より辛かったのは、「自分が稼働しなければ商品が売れない」という労働集約型の状態にあったことです。「売上を伸ばそうとすると、自分の時間がなくなる」。そんなジレンマを抱えていたのです。

これまで個別の業務として手動で行っていた「予約管理」や「決済確認」などをUTAGEに統合することで、人の手が必要だった定型業務を徹底的に自動化。業務プロセスの分断をなくし、顧客対応の多くをシステムに置き換えることで、労働集約型のモデルからの脱却を図りました。

ファネル機能で販売ページを作成し、商品管理機能の「購入後の動作設定」を活用しました。これにより、商品の決済が完了すると、即座に会員サイトのログイン情報が自動送信され、コンテンツ提供が完了する仕組みを構築。手動での納品作業や権限付与の手間をゼロにしています。

セミナー後の個別面談の受付を「イベント・予約機能」で一元化しました。申し込みと同時にZoomのURLが記載された予約完了メールが自動送信されるように設定し、日程調整のやり取りや案内メール作成の手間を大幅に削減しました。

これまで時間の制約から実施回数に限界があったライブ形式の説明会を、録画映像を用いた「自動ウェビナー」に置き換えました。これにより、私がリアルタイムで稼働することなく、セミナーを開催できる体制を整備しています。

単純作業をUTAGEで自動化し、人間がやるべき「本質的な業務」に集中できる環境を整えることが、事業成長に直結すると考えたからです。スムーズな予約体験やリマインドの自動化はお客様の信頼感につながりますし、労働集約型から「仕組み型」へ転換することで、売上の上限を突破できると考えました。

また、自社でこの成功事例を作ることで、同様の悩みを持つ顧客へ実例として展開し、共に成長していきたいという意図もありました。

施策を成功させる上で意識した点は、単に自動化するだけでなく「人間味」を大切にしたコミュニケーションです。たとえ録画された自動ウェビナーであっても、一方的な配信にならないよう、あえて「ライブ感」を演出し、参加者が自然に関わっていると感じられる仕組みを取り入れました。

効率化と温かみを両立させることで、自動化で生まれた時間をお客様への手厚いフォローに振り向けることができ、それがより良い成果につながっていくと考えています。

最大の変化は、精神的な余裕が生まれたことです。以前は作業の増加がストレスでしたが、今は仕組みがあるため、お客様が増えることを心から喜べるようになりました。

また、オートウェビナー視聴後に質問をいただく工夫をしたことで、個別面談前に一体感が生まれ、当日の商談の雰囲気も向上しています。

自分が稼働せずとも売上が上がる体験を得たことで、家族との時間を大切にしたり、新事業に挑戦したりする「経営者としての視点」も得られました。

自動化によりセールス前のボトルネックが解消されたため、今後は新しい講座への横展開を進め、売上の柱を増やして事業を安定させていきます。将来的には複数のウェビナーファネルを稼働させ、事業全体を複利的に成長させていく予定です。

また、弊社の強みである「UTAGEをIT導入補助金の対象として提供できる」点を活かし、自社だけでなくお客様と共に成長・発展していきたいと考えています。

自身が抱える課題は、他の人も同じように抱えている課題です。嫌なことや苦手なことから目を背けず、立ち向かう勇気を持って挑み続けてください。後から振り返ったとき、「あの時は辛かったけれど、資産が積み上がっていた」と思える日が来ます。頑張ることで報われるときが必ず来ると信じてほしいです。